Gestão de ativos: o que é e quais suas vantagens?

A falta de controle interno é uma das principais causas de fechamento de pequenas e médias empresas.

Mas será que as empresas estão se preocupando em fazer esse controle corretamente? Ou, melhor, sabem como fazer a gestão de ativos?

Veja, nesse post, tudo que é preciso sobre esse controle e como o Keepfy, software desenvolvido para simplificar a manutenção, pode ajudar pequenas e médias empresas a ter mais competitividade, reduzir custos e assumir total domínio sobre seus ativos.

Afinal, o que é gestão de ativos?

A gestão de ativos é uma prática que consiste em controlar todo o ciclo de vida útil dos ativos de uma organização, como máquinas, equipamentos, instalações prediais, entre outros, desde a sua aquisição até o seu descarte. Quando feita corretamente, pode ajudar a empresa a alcançar resultados mais sustentáveis na produção. Também otimizar o investimento de capital.

Fazer a gestão de ativos não é necessariamente difícil. No entanto, envolve uma série de ações que exigem tempo e dedicação por parte de todos colaboradores. Algumas delas são:

• Fazer a listagem de bens (inventário);
• Avaliar as condições dos ativos periodicamente;
• Definir a matriz de criticidade para cada máquina e equipamento;
• Desenvolver um programa de manutenção preventiva.

Qual é a importância da gestão de ativos?

Os ativos são os pilares da produção. É com a ajuda de máquinas, equipamentos e ferramentas que a empresa conseguirá fabricar itens com qualidade, entregar os pedidos dentro dos prazos e atender a demanda.

Se não mantiver o controle sobre os ativos, a empresa não saberá distinguir os bens que estão (ou não) atendendo as necessidades do campo fabril. Muito menos quais ativos estão prestes a apresentar falhas ou que carecem de manutenção.

No mercado competitivo, a empresa que sobressai é aquela que cumpre seus prazos e garante a satisfação do consumidor. E esses diferenciais só podem ser alcançados quando existe a preocupação em fazer o gerenciamento correto de ativos.

Principais objetivos da gestão de ativos

O principal objetivo da gestão de ativos é aumentar a vida útil dos bens que compõem o chão de fábrica. No entanto, existem outras finalidades que também precisam ser apontadas neste texto. Abaixo conheça melhor sobre cada uma delas:

1- Otimizar a tomada de decisão

Na indústria, um erro é suficiente para danificar todo o processo produtivo. Não identificar os ativos críticos que compõem a fábrica, por exemplo, pode prejudicar o direcionamento de ações preventivas e, inclusive, resultar em paralisações.

A gestão de ativos busca entregar total conhecimento sobre as máquinas e os equipamentos ao gestor por meio do inventário e da avaliação periódica de ativos. E esse conhecimento é extremamente útil para tomar decisões assertivas mais rápido.

2- Aumentar a segurança do parque fabril

Por menor que seja um acidente, ele pode ocasionar problemas gigantes para a indústria tais como pagamentos de indenizações, processos judiciais, entre outros.

Se a empresa não quer correr o risco de sofrer com isso, precisa aumentar a segurança do parque fabril o quanto antes. E a gestão de ativos consegue ajudar nessa proposta, já que a prática visa monitorar os bens durante sua vida útil e manter máquinas e equipamentos em dia.

3- Garantir a sustentabilidade

Questões como sustentabilidade ganham cada vez mais relevância no mercado. Além de entregar produtos com qualidade, oferecer bons serviços e atender as necessidades do consumidor, agora as empresas precisam se preocupar também com o meio ambiente.

A gestão de ativo busca ajudar a empresa a se tornar mais sustentável, reduzindo o tempo de preparações prolongadas, mitigando desperdícios e até eliminando erros desnecessários de produção.

4- Reduzir custos de manutenção

O chão de fábrica é o setor responsável pelos maiores custos de uma empresa, ainda mais quando o setor não têm o hábito de planejar as manutenções, e os consertos e reparos precisam ser realizados às pressas e após a ocorrência da falha.

A gestão de ativos, portanto, também tem objetivo de reduzir esses gastos, impedindo que correções ocorram de forma inesperada ou fora do planejado.

Benefícios da gestão de ativos

Agora que você já sabe o que trata a gestão de ativos, qual é a sua importância e principais objetivos, veja as vantagens que esse controle pode trazer para a empresa:

1- Rastreabilidade dos ativos

Na hora de fazer o inventário, o operador tem a responsabilidade de inserir todas as informações relacionadas aos ativos. Não só isso, manter esses dados atualizados periodicamente. Isso significa que o gestor pode checar o documento a qualquer momento se necessário e, assim, rastrear os bens com mais facilidade.

2- Otimização do uso dos ativos em todo seu ciclo de vida

Ao fazer o controle de ativos, o gestor pode acompanhar a performance das máquinas e equipamentos diariamente. E, assim, planejar melhor sua aplicabilidade nos processos ou programar manutenções preventivas, a fim de manter seu desempenho.

3- Aumento da disponibilidade dos ativos

Uma vez que as máquinas e equipamentos passam a desempenhar as tarefas sem falhas e sem sofrer paradas não planejadas, a empresa consegue aumentar a disponibilidade e confiabilidade dos ativos. Garante assim um diferencial que contribui para os resultados de produção.

4- Redução dos custos em reparos

Ao fazer a gestão de ativos, a empresa consegue identificar o melhor tipo de manutenção para cada máquina e equipamento, e planejar os reparos com antecedência. Isso contribui para a redução dos custos, já que pode pesquisar preços, agendar os serviços e se programar financeiramente.

5- Aumento de produtividade

Com as máquinas e os equipamentos a todo vapor, a empresa consegue aumentar a sua produção e manter a continuidade dos processos fabris. As paradas para manutenção só ocorrem quando programadas e de forma estratégica para não afetar os resultados da indústria.

6- Melhoria do planejamento das ações sob os ativos

As informações inseridas no inventário também podem ajudar a empresa na hora de planejar ações de melhoria ou corrigir problemas relacionados a cada tipo de ativo. Os dados servem de base para o gestor analisar o comportamento das máquinas e elaborar estratégias para reparar o erro ou manter suas funcionalidades.

7- Qualidade dos serviços prestados aos clientes

Uma vez que mantém o chão de fábrica funcionando, cumpre todos os prazos, produz itens com qualidade e entrega preços mais atrativos no mercado, a empresa consegue aumentar (e muito) a satisfação de seus clientes. E, por fim, garantir a sua fidelização.

8- Maximização dos resultados da empresa

Quanto mais clientes estiverem satisfeitos com os produtos e serviços, maior será o fluxo das vendas e solicitação de pedidos. Essa constância ajuda a garantir a maximização dos resultados, trazendo lucros mais expressivos para a empresa seja no curto, médio ou longo prazo.

9- Segurança e conformidade com as regulamentações

A gestão de ativo também beneficia a empresa no quesito segurança e conformidade com as regulamentações, uma vez que mantém um ambiente de trabalho organizado e livre de acidentes. Vale lembrar que esses fatores refletem positividade na credibilidade da marca, que mostra preocupação com seus integrantes.

Aspectos importantes sobre esse controle

Todos os processos dentro da gestão de ativos são importantes para aumentar a vida útil dos bens que compõem o parque fabril. Porém, existem alguns aspectos que são considerados pontos-chaves para realizar uma boa estratégia. Veja quais são eles:

• Classificação dos ativos: Cada máquina e equipamento dentro da empresa possui propriedades e atributos distintos de outros ativos, certo? Para garantir um controle impecável, é preciso classificar esses bens e identificar quais são os ativos mais e menos críticos.
• Centralização de dados: Nenhuma empresa consegue fazer o controle correto se as informações estiverem extraviadas ou desatualizadas. Por isso, centralizar todos os dados com a ajuda de um software de gestão pode garantir o acesso rápido às informações e reduzir incongruências e retrabalhos.
• Indicadores de desempenho: Uma empresa só consegue monitorar a performance dos ativos quando utiliza indicadores-chave de desempenho (KPIs). Por meio dessas métricas, o gestor pode descobrir se o tempo médio de reparo está baixo ou alto, qual é o volume de paradas, entre outros dados importantes.
• Manutenção: Independentemente de um ativo ser crítico ou não, ele precisa receber manutenção periódica. Do contrário, é só questão de tempo até começar a apresentar falhas, sofrer paralisações e prejudicar o sucesso da produção. O plano de manutenção é uma forma de garantir a execução dos trabalhos, monitorar o histórico de consertos e acompanhar o progresso dos operadores.

Impactos positivos da gestão de ativos

Certamente a gestão de ativos ajuda na rastreabilidade, usabilidade e confiabilidade das máquinas. Também na redução de custos, produtividade, melhoria do planejamento, qualidade dos serviços, maximização de resultados e segurança. Mas você sabe como esse controle pode impactar a empresa de modo geral?

Se a resposta for não, sem pânico. Abaixo mostramos os impactos positivos de fazer o gerenciamento:

#1 Mantém o valor do patrimônio

Avaliar as condições do ativo periodicamente, elaborar ações de melhorias e colocar em prática um plano de manutenção preventiva são processos essenciais que ajudam a manter o valor do patrimônio.
Embora sofram depreciação no decorrer do tempo, a empresa consegue aumentar a vida útil dos ativos se fizer a gestão dos seus bens. E, consequentemente, limitar a compra de máquinas e equipamentos novos, e otimizar os investimentos de capital.

#2 Ajuda no controle de estoque

Além de concentrar os insumos para a produção e produtos acabados, o estoque também é usado para armazenar as ferramentas e os materiais necessários para realizar a manutenção de ativos.

Como a gestão proporciona uma visão ampla sobre os bens que a empresa possui, pode ficar mais fácil para o gestor manter e controlar o estoque dos componentes essenciais para realizar os reparos.

#3 Simplifica a gestão da manutenção

A gestão da manutenção é uma atividade que garante que todos os equipamentos funcionem e estejam em boas condições de uso. 

Por envolver uma série de processos, o controle de ativos pode vir a ser um facilitador para a gestão da manutenção. Afinal, ambas as modalidades compartilham etapas tais como: acompanhar indicadores-chave de desempenho, definir a matriz de criticidade e fazer um plano de manutenção preventiva.

Gestão de ativos: como fazer corretamente?

Como falamos acima, fazer a gestão de ativos não é difícil. No entanto, é comum as pessoas ficarem confusas na hora de fazer o controle justamente por envolver uma série de informações e processos.

Para ajudar nesse problema, preparamos um passo a passo explicando as etapas que precisam ser seguidas à risca e como você pode aplicá-las dentro da sua empresa. Confira!

1- Defina uma boa equipe para fazer a gestão de ativos

O sucesso da gestão depende dos profissionais encarregados de fazer o controle de ativos. Por isso, é importante que você selecione uma equipe com conhecimento e experiência na área. Não só isso, que acompanhe o histórico de máquinas e equipamentos para acrescentar as informações corretas no inventário.

Se perceber que algum dos integrantes não domina a prática, ofereça suporte durante a execução das tarefas e, depois disso, invista em treinamentos para qualificar esse profissional.

2- Elabore um inventário

Assim que selecionar a equipe, é hora de fazer uma listagem com todos os bens que compõem o parque fabril (máquinas, equipamentos, ferramentas, sistemas, entre outros). Esse inventário deve conter a nomenclatura de cada ativo, as quantidades e principais funções. Também sua localização, data de compra e número de controle.

O ideal, aqui, é inserir informativos extras que apontam comportamentos e particularidades de cada bem para facilitar o planejamento de manutenção.

3- Defina a matriz de criticidade de cada máquina e equipamento

A matriz de criticidade busca identificar os ativos mais relevantes no processo de produção e mensurar os impactos negativos que falhas e defeitos podem ocasionar na empresa.

Conforme o método de Classificação ABC, é possível classificar ativos mais e menos críticos analisando as seguintes categorias:

Os ativos que se enquadram na “categoria A” possuem alto grau de criticidade e falhas podem gerar grande impacto nos processos. Os ativos da “categoria B” possuem criticidade média e, apesar de serem importantes, não representam risco às operações.

Os ativos da “categoria C” são aqueles que, embora necessários, não afetam em nada o processo de produção e não representam risco à saúde humana, à segurança e ao meio ambiente.

Definir a matriz de criticidade de cada máquina e equipamento é importante para aplicar o tipo ideal de manutenção para cada ativo. Se a manutenção corretiva, preditiva ou preventiva.

Se você deseja colocar em prática a matriz de criticidade de manutenção, nós preparamos um demonstrativo sobre como ela funciona, através de uma planilha, totalmente gratuita.

Para baixá-la, basta clicar no banner abaixo. Lembre-se de seguir as instruções, deixadas em cada página da planilha, e utilizar o menu lateral para navegar entre as abas disponíveis.

4- Desenvolva um programa de manutenção preventiva

A manutenção preventiva tem como objetivo manter o nível de desempenho dos ativos e reduzir a deterioração de máquinas e equipamentos.

Como o principal foco da gestão é aumentar a vida útil dos bens que compõem o parque fabril, o ideal é desenvolver um programa de manutenção preventiva para assegurar o funcionamento de todos os ativos. Sejam de criticidade alta, média ou baixa.

5- Faça a avaliação periódica dos ativos

Máquinas e equipamentos sofrem depreciação a cada ano. Por isso, não deixe de fazer avaliações periódicas para atualizar o seu inventário e certificar-se de que os ativos ainda são capazes de realizar suas funções.

Para os ativos críticos (aqueles de maior relevância dentro do processo de produção), realize avaliações a cada trimestre. Para as máquinas e equipamentos de criticidade média ou baixa, de quatro a oito meses.

6- Elabore ações de melhorias

Se durante as avaliações periódicas você identificar alguma irregularidade, elabore ações estratégicas para impedir que o dano se estenda e se torne um verdadeiro problema no futuro.

Uma opção interessante, nesse caso, é manter a manutenção preventiva em dia para evitar falhas depois de um tempo ou pelo volume de uso.

7- Invista em uma solução tecnológica

Hoje em dia o mercado exige agilidade, então depender de tarefas manuais pode impedir que a sua empresa saia na frente e dispute com outras grandes marcas.

Para otimizar as tarefas, simplificar o controle sobre os ativos e agilizar ainda mais a sua tomada de decisão, invista em soluções tecnológicas que conseguem integrar setores e simplificar a gestão.

A importância da tecnologia na gestão de ativos

Antigamente, as empresas não tinham outra alternativa a não ser fazer a gestão de ativos manualmente. O problema do trabalho manual é que, por dependerem apenas de esforço humano, ficavam mais suscetíveis a erros e falhas.

As informações lançadas nos inventários, por exemplo, não eram atualizadas de forma periódica. Confusões na escrita costumavam prejudicar o entendimento de outros colaboradores, e até a incongruência dos dados poderia afetar a tomada de decisão e credibilidade da indústria.

Nenhuma empresa quer correr esses riscos atualmente. Por isso, estão investindo cada vez mais em soluções que simplificam tarefas e ajudam, inclusive, na análise de indicadores.

O sucesso da gestão de ativos depende do controle absoluto sobre máquinas e equipamentos. Mas manter esse controle em dia e sem erros pode ser desafiador sem o apoio de uma ferramenta tecnológica.

Já imaginou monitorar todos os ativos do parque fabril durante 10 anos e precisar lançar todas as informações em planilhas? Ou manter um arquivo físico apenas para conservar os documentos?

As empresas não podem perder tempo fazendo o levantamento desses dados manualmente, muito menos se preocupar com a seguridade e confiabilidade das informações. Precisam de uma tecnologia capaz de otimizar a gestão e que acompanha a transformação digital.

Keepfy: software de manutenção para gestão de ativos

O Keepfy é uma solução tecnológica para manutenção desenvolvida para suprir todas as necessidades do campo fabril. Conta com tecnologias de ponta que incluem serviços como Cloud Computing (Computação em nuvem), Inteligência Artificial e SaaS (Software como Serviço). Além de User Experience (Experiência do usuário) e Business Intelligence (Inteligência de Negócios).

Possui funcionalidades capazes de otimizar processos que até então eram burocráticos no setor de manutenção. E, inclusive, ajudam a simplificar a gestão de ativos.

Na tela inicial, por exemplo, os gestores contam com uma base de cadastro padrão (informados durante qualquer ação de cadastramento), o que otimiza o tempo de trabalho e favorece o controle da indústria sobre as máquinas e os equipamentos.

No módulo agenda, os executores podem acompanhar a sua carga de ordens de serviço, e os planejadores, acompanhar o fluxo de trabalho da equipe. E no dashboard do usuário, monitorar os principais indicadores de manutenção, como MTBF, MTTF, DISP e CONF, no apoio à tomada de decisões.

O controle de ativos e a gestão de manutenção podem causar receio pela complexidade e pelo volume de processos. Mas você não precisa mais se sentir desse jeito, não com o Keepfy.

Se você quer saber como essa superferramenta ajuda na gestão de ativos, experimente o Keepfy por 30 dias grátis e teste, na prática, todas suas funcionalidades!