Gestão em manutenção: como estruturar processos que reduzem custos

A gestão em manutenção é o conjunto de processos, metodologias e ferramentas que organizam as atividades de manutenção para maximizar a disponibilidade dos equipamentos, controlar custos e prolongar a vida útil dos ativos da empresa.

Normalmente, especialistas como cordenadores de manutenção, gestores de facilities e gerentes industriais lidam diariamente com o desafio de manter dezenas ou centenas de equipamentos funcionando sem comprometer o orçamento.

A gestão eficiente transforma a manutenção de um centro de custo em uma área estratégica que impacta diretamente a produtividade.

Diante disso, a maioria das empresas que evoluem de uma manutenção reativa e desorganizada para uma gestão estruturada conseguem reduzir significativamente paradas não planejadas e melhorar a disponibilidade dos equipamentos. 

Essa mudança, porém, exige metodologia clara, indicadores bem definidos e ferramentas adequadas para acompanhar a execução.

O que é gestão em manutenção e por que ela importa

A gestão em manutenção, ao contrário do que muita gente pensa, não consiste somente em consertar equipamentos quando eles quebram.

Na verdade, tata-se de um sistema organizado que planeja, executa, monitora e melhora continuamente todas as atividades relacionadas aos ativos da empresa.

Uma operação sem gestão adequada funciona no modo bombeiro. A equipe técnica passa o dia apagando incêndios, respondendo a quebras inesperadas e sem tempo para planejar intervenções preventivas.

O resultado é um ciclo vicioso: quanto menos prevenção, mais emergências aparecem.

Já uma operação com gestão estruturada antecipa problemas, distribui melhor a carga de trabalho da equipe e gera dados que permitem decisões baseadas em fatos, não em achismos.

Os benefícios aparecem em múltiplas frentes, como por exemplo:

• Redução de paradas não planejadas que interrompem a produção
• Controle mais preciso dos custos de manutenção
• Prolongamento da vida útil dos equipamentos
• Melhor aproveitamento do tempo da equipe técnica
• Decisões mais assertivas sobre reparar ou substituir ativos

A gestão também traz impacto direto na segurança. Equipamentos bem mantidos e monitorados apresentam muito menos riscos de acidentes causados por falhas mecânicas ou elétricas.

Principais tipos de manutenção e quando usar cada um

Entender os principais tipos de manutenção é essencial para estruturar uma estratégia realmente eficiente. Cada abordagem atende a objetivos específicos e deve ser aplicada conforme o nível de criticidade do ativo, o impacto financeiro de uma falha e a maturidade da gestão.

Ao invés de escolher apenas um modelo, empresas mais preparadas combinam corretiva, preventiva e outras práticas de forma estratégica.

O segredo está em equilibrar custo, risco e desempenho operacional, garantindo disponibilidade sem desperdiçar recursos.

Manutenção corretiva

A manutenção corretiva age depois que a falha já ocorreu. Apesar de ter má reputação, ela faz sentido econômico para equipamentos de baixa criticidade cujo custo de falha é menor que o custo de manter preventivas regulares.

Uma lâmpada queimada no estacionamento, por exemplo, não justifica manutenção preventiva. O mais racional é simplesmente trocar quando queimar.

Por outro lado, uma bomba crítica que alimenta toda a produção jamais deveria depender apenas de corretivas.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva programa intervenções em intervalos fixos de tempo ou uso, independente do estado real do equipamento. Trocar o óleo do gerador a cada 250 horas ou fazer limpeza dos filtros todo trimestre são exemplos clássicos.

Essa abordagem funciona bem para equipamentos cujo padrão de desgaste é previsível e conhecido. O planejamento antecipado permite:

• Comprar peças com antecedência e negociar melhores preços
• Agendar paradas em momentos de baixa demanda
• Distribuir a carga de trabalho da equipe ao longo do mês
• Evitar surpresas que comprometem a produção

O desafio da preventiva é encontrar o intervalo ideal. Muito curto desperdiça recursos trocando peças ainda boas. Muito longo aumenta o risco de quebras antes da manutenção programada.

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva monitora o estado real do equipamento através de sensores e análises técnicas, intervindo apenas quando os dados indicam que a falha está próxima. Análise de vibração, termografia e análise de óleo são técnicas comuns.

Essa abordagem é ideal para equipamentos críticos e de alto valor. Uma turbina industrial de milhões de reais justifica o investimento em monitoramento contínuo que prevê falhas com semanas de antecedência.

Dica: o Keepfy facilita a gestão preditiva ao centralizar dados de múltiplas fontes e gerar alertas quando parâmetros saem do normal, permitindo que a equipe aja antes da falha acontecer.

Como estruturar processos de gestão em manutenção

Estruturar processos de gestão em manutenção exige organização, clareza e padronização. Sem fluxos bem definidos, a rotina se torna reativa, dependente de pessoas específicas e vulnerável a falhas operacionais.

Processos estruturados garantem previsibilidade, melhor uso de recursos e maior controle sobre prazos e custos. Além disso, facilitam o acompanhamento por indicadores e tornam a tomada de decisão mais estratégica. Q

uando cada etapa é documentada e replicável, a manutenção deixa de ser improviso e passa a ser parte central da eficiência operacional da empresa.

Planejamento de manutenções

O planejamento começa com o inventário completo de todos os equipamentos que precisam de manutenção. Para cada ativo, é necessário definir:

• Criticidade (A, B, C, D) baseada no impacto de uma falha
• Tipo de manutenção adequado (preventiva, preditiva ou só corretiva)
• Periodicidade das intervenções
• Procedimentos detalhados de cada atividade
• Peças e materiais necessários

Um calendário anual consolidado mostra todas as manutenções programadas e permite identificar conflitos. Se três equipamentos críticos têm manutenção na mesma semana, é melhor redistribuir antes que vire problema.

Execução e registro de ordens de serviço

Toda manutenção deve gerar uma Ordem de Serviço que documenta o que foi feito, quando, por quem e com quais recursos. Esse registro é fundamental para construir histórico confiável.

As informações essenciais em cada OS incluem:

• Equipamento atendido e sua localização
• Descrição detalhada da atividade executada
• Data e hora de início e conclusão
• Técnico responsável
• Peças e materiais utilizados
• Observações sobre o estado do equipamento

O grande desafio é fazer com que os técnicos realmente preencham as OS de forma completa e no momento da execução.

Ferramentas que funcionam em dispositivos móveis, como a Keepfy, facilitam enormemente esse processo ao permitir que o técnico registre tudo pelo celular, em campo, sem precisar voltar ao escritório.

Controle de estoque de peças

Manter o estoque adequado de peças críticas evita paradas prolongadas por falta de material. Por outro lado, estoque excessivo imobiliza capital e ocupa espaço desnecessário.

O controle deve vincular cada peça aos equipamentos que a utilizam. Quando uma peça atinge o ponto de recompra, o sistema dispara automaticamente o processo de compra antes que o estoque zere completamente.

A análise do histórico de consumo também revela oportunidades. Se determinada peça está sendo trocada com frequência muito maior que o esperado, pode indicar problema estrutural que merece investigação mais profunda.

Indicadores essenciais para gestão em manutenção

Oa indicadores essenciais para gestão em manutenção são o que transformam esforço operacional em estratégia orientada por dados. Sem métricas claras, decisões se baseiam em percepção e urgência, não em fatos.

Quando bem definidos, os indicadores revelam gargalos, mostram tendências de falhas, apontam desperdícios e ajudam a priorizar investimentos.

Eles também permitem comparar desempenho ao longo do tempo e justificar melhorias para a diretoria. Em resumo, medir é o que diferencia uma manutenção reativa de uma gestão realmente eficiente e orientada a resultados.

MTBF (Mean Time Between Failures)

O MTBF indica o tempo médio entre falhas de um equipamento. Quanto maior, melhor. Um compressor que quebra a cada 6 meses tem MTBF muito inferior a outro que opera 2 anos sem problemas.

Esse indicador ajuda a avaliar se a estratégia de manutenção está funcionando. Se o MTBF está caindo ao longo do tempo, significa que as intervenções preventivas não estão sendo eficazes ou que o equipamento está chegando ao fim da vida útil.

MTTR (Mean Time To Repair)

O MTTR mostra quanto tempo em média a equipe leva para corrigir uma falha. Tempos elevados podem indicar:

• Falta de peças em estoque que atrasa o reparo
• Equipe subdimensionada ou mal treinada
• Procedimentos confusos que dificultam a execução
• Equipamentos muito complexos sem documentação adequada

Reduzir o MTTR impacta diretamente a disponibilidade dos ativos e a produtividade da operação.

Disponibilidade dos equipamentos

A disponibilidade mede o percentual do tempo em que o equipamento está operacional e disponível para uso. É calculada considerando tanto as paradas programadas (manutenções preventivas) quanto as não programadas (quebras).

Uma disponibilidade de 95% significa que o equipamento ficou parado 5% do tempo. Para equipamentos críticos, esse número precisa ser o mais próximo possível de 100%.

Custo de manutenção por equipamento

Acompanhar quanto cada equipamento consome em manutenção ao longo do tempo apoia decisões estratégicas.

Quando uma máquina acumula gastos equivalentes a 70% ou 80% do valor de reposição, pode ser mais racional substituí-la que continuar investindo em reparos.

Esse indicador também revela equipamentos problemáticos que consomem recursos desproporcionais e merecem atenção especial.

Taxa de conformidade de preventivas

A taxa de conformidade mede o percentual de manutenções preventivas que aconteceram dentro do prazo planejado. Se apenas 60% das preventivas ocorrem no momento certo, a falha não está no planejamento, mas na execução.

Taxas baixas geralmente indicam falta de recursos, problemas de priorização ou simplesmente esquecimento por ausência de alertas adequados.

Um sistema que notifica automaticamente os gestores, como o Keepfy, ajudam a elevar significativamente esse indicador.

Ferramentas que facilitam a gestão em manutenção

As ferramentas que facilitam a gestão em manutenção são decisivas para garantir controle, organização e escalabilidade. No início, as planilhas podem atender operações menores e com baixo volume de ativos.

No entanto, à medida que a empresa cresce, aumenta também a complexidade de dados, ordens de serviço e histórico de intervenções.

Diante disso, limitações como falta de automação, risco de erros manuais e dificuldade de integração começam a comprometer a eficiência.

Escolher a tecnologia adequada significa ganhar produtividade, visibilidade estratégica e segurança na tomada de decisão.

Quando a planilha ainda funciona

Planilhas atendem bem operações com até 20-30 equipamentos e uma equipe reduzida. Elas organizam informações básicas, permitem acompanhar prazos e não exigem investimento inicial.

Para muitas empresas que estão estruturando a manutenção pela primeira vez, a planilha é o ponto de partida ideal. Ela cria disciplina, documenta processos e já traz benefícios visíveis.

Sinais de que é hora de evoluir

Alguns sinais indicam claramente que a operação superou a planilha e precisa de ferramentas mais robustas:

• A equipe perde mais de 4 horas semanais atualizando planilhas manualmente
• Manutenções atrasam porque ninguém recebeu aviso a tempo
• Há múltiplas unidades com planilhas diferentes que precisam ser consolidadas
• Os técnicos não conseguem atualizar informações em campo
• Falta visibilidade em tempo real do status das atividades

Quando esses problemas aparecem, não significa que a planilha falhou. Significa que a operação amadureceu e está pronta para o próximo nível.

O que sistemas especializados oferecem

Uma plataforma especializada em gestão de manutenção, como a Keepfy, elimina o trabalho manual e centralizam todas as informações em um único lugar acessível de qualquer dispositivo.

Os principais diferenciais incluem:

• Alertas automáticos que avisam antes do vencimento das manutenções
• Aplicativo móvel para os técnicos registrarem tudo em campo
• Histórico completo de cada equipamento em poucos cliques
• Dashboards que mostram indicadores em tempo real
• Integração com outros sistemas da empresa

A transição da planilha para um sistema não precisa ser traumática. O ideal é começar migrando os dados mais críticos, testar o funcionamento com um grupo piloto e expandir gradualmente para toda a operação.

Gestão em manutenção: estrutura que gera resultados

A gestão em manutenção é capaz de transformar uma área tradicionalmente vista como centro de custo em uma função estratégica que impacta diretamente a competitividade da empresa, afinal, equipamentos mais disponíveis significam mais produção, enquanto custos controlados significam margens melhores.

Estruturar processos claros, definir indicadores relevantes e utilizar ferramentas adequadas são os pilares de uma gestão eficiente.

O caminho geralmente começa com organização básica através de planilhas e evolui conforme a operação cresce e amadurece.

Dessa forma, o importante é dar o primeiro passo. As empresas que continuam gerindo manutenção de forma informal, sem registros e sem planejamento, perdem oportunidades todos os dias.

Cada parada não planejada que poderia ter sido evitada representa prejuízo direto e perda de competitividade.

Para operações que já superaram a fase de planilhas e buscam profissionalizar a gestão, é possível garantir um período de teste gratuito com o Keepfy.. Assim, é possível avaliar na prática se os recursos atendem as necessidades específicas antes de qualquer decisão de investimento.

A gestão em manutenção não é luxo, é necessidade. Comece hoje a estruturar processos que trazem controle real e resultados mensuráveis.
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