Ordem de serviço de manutenção: [GUIA COMPLETO]

Sua empresa sabe como fazer uma ordem de serviço de manutenção?

Caso não saiba, não tem problema. Nesse artigo, explicamos tudo que é necessário para emitir uma ordem de serviço e como é possível simplificar todo o processo com o apoio da tecnologia.

Esperamos que goste!

Afinal, o que é uma ordem de serviço de manutenção?

A ordem de serviço (OS) nada mais é que um documento que formaliza a execução de uma determinada tarefa.

No setor de manutenção, esse documento pode ser emitido quando alguma máquina requer reparos ou quando qualquer outro ativo do parque fabril precisa de manutenção preventiva.

Para entender melhor o que é uma ordem de serviço de manutenção, veja o exemplo que preparamos:

Digamos que, em um determinado dia, um ativo de criticidade alta simplesmente para de funcionar e a sua empresa precisa resolver esse problema o quanto antes para não prejudicar os prazos de entrega.

Nesse caso, será preciso emitir uma ordem de serviço e, em seguida, entregar o documento ao operador responsável pelo conserto.

Aqui apontamos as principais informações acrescentadas na OS:

Profissional responsável;
Número da ordem de serviço;
Natureza do ativo e seu grau de criticidade;
Descrição do problema;
Local de prestação de serviço;
Data e hora;
Tipo de serviço a ser realizado;
Instrumentos necessários para execução da tarefa; entre outros.

Qual a importância da ordem de serviço de manutenção?

Como se trata de um documento, é comum as pessoas pensarem que a ordem de serviço não é importante, mas isso está longe de ser verdade. A OS é uma ferramenta indispensável para o sucesso da manutenção de ativos e a continuidade do parque fabril.

Isso porque, sem a ordem de serviço em mãos, não há como o operador saber o que precisa ser feito no equipamento, ou quais instrumentos serão necessários.

Essa falta de conhecimento pode ocasionar reparos indevidos e, com isso, o chão de fábrica pode sofrer com atrasos e paradas na linha de produção.

Como fazer uma ordem de serviço?

Fazer uma ordem de serviço de manutenção não é necessariamente difícil. O gestor só precisa reunir o máximo de informações possíveis sobre a tarefa para que o operador saiba exatamente o que fazer, quando fazer e por quê.

No entanto, para que as informações sejam acrescentadas devidamente, o profissional encarregado pela emissão do documento precisa ficar atento aos seguintes pontos:

1- Qual é o nível de criticidade dos ativos?

Para identificar o profissional melhor preparado para realizar o serviço de manutenção, será preciso que o gestor conheça os ativos que compõem o parque fabril, bem como o nível de criticidade de cada máquina.

2- Qual é o tipo ideal de manutenção?

Existem três tipos de manutenção: a manutenção preventiva, preditiva e corretiva. Saber como cada modalidade funciona é muito importante para o gestor programar as ordens de serviço e, claro, direcionar melhor os operadores.

3- Quais são os prazos de entrega?

Qual é o tempo ideal para o operador fazer os reparos?
A paralisação vai prejudicar os prazos de entrega?
Será necessário mais mão de obra para agilizar o serviço ou um profissional é suficiente?

Conhecer os prazos podem ajudar o gestor a agir de forma mais estratégica ao emitir a ordem de serviço de manutenção.

4- Como está a situação do estoque?

Para que o operador consiga realizar o serviço corretamente, é necessário ter em mãos todos os instrumentos necessários. Por isso, cabe ao gestor se manter atualizado sobre a situação do estoque para se certificar de que peças, lubrificantes ou qualquer outro item importante estará disponível.

Quando a ordem de serviço deve ser emitida?

Como mencionamos acima, a ordem de serviço de manutenção geralmente é emitida quando alguma máquina precisa de reparos ou qualquer outro ativo requer manutenção preventiva.

Entretanto, o documento também pode ser emitido pelo profissional em situações envolvendo instalações (de equipamentos novos ou instalações elétricas), inspeções, revisões ou até mesmo serviços terceirizados, como é o caso de bombeiros.

Diferenças entre a ordem de serviço no papel e digital

É comum relacionarmos a ordem de serviço a um papel impresso porque se trata de um documento. Mas será que essa nossa percepção está correta?

Não necessariamente!

A ordem de serviço a que as empresas geralmente estão acostumadas é a OS no papel, em que o profissional preenche as informações a punho. No entanto, essa não é a única opção.

Hoje existe também a ordem de serviço digital, um formato de documento que pode ser obtido em poucos cliques e de forma automatizada. Ou seja, não requer mais a necessidade do papel impresso.

Ordem de serviço digital no Keepfy

O Keepfy é um software de manutenção desenvolvido para atender todas as necessidades da empresa. Por isso, permite que os usuários solicitem serviços, gerenciem documentos e até programem as ordens de manutenção em poucos cliques, dentro do sistema.

Se o gestor do setor de manutenção precisa de um reparo urgente, por exemplo, ele pode abrir o Keepfy, emitir as informações e imediatamente acionar o operador responsável.

Como o Keepfy possui um aplicativo próprio, o profissional encarregado por fazer a manutenção pode então abrir esse documento no seu smartphone e providenciar tudo para executar o serviço.

E, se futuramente o mesmo equipamento precisar de consertos, o gestor do setor pode acessar o histórico das ordens de serviço para analisar se o problema já ocorreu, e o que foi feito para solucioná-lo.

Viu só como fazer uma ordem de serviço de manutenção pode ser simples?

Se ficou curioso para saber mais sobre ordens de serviço automatizadas, teste o Keepfy agora mesmo e veja como emitir e gerenciar esses documentos em poucos cliques!