Como funciona o Backlog na Manutenção

Você sabia que o backlog pode ajudar o setor de manutenção, principalmente quando o objetivo é assegurar a disponibilidade do parque fabril?

Se a sua empresa ainda não usa o backlog na manutenção, prepare-se!

Neste artigo mostraremos o que esse indicador é capaz de fazer pela sua equipe e como o seu resultado pode impactar na produtividade de operadores, nos resultados de produção e até na satisfação de clientes.

Afinal, o que é backlog?

O backlog nada mais é que um indicador de tempo que mostra a quantidade de horas de serviços planejados, programados, executados e pendentes relacionados à manutenção.

Serve, portanto, para a empresa medir a quantidade de horas restantes de serviços voltados para reparos e consertos. E, com essa informação, melhorar o planejamento de manutenção e o cumprimento de prazos.

Qual é a importância do backlog na manutenção?

O sucesso de uma empresa depende da continuidade de suas máquinas e equipamentos. No entanto, para que os ativos não sofram paradas não programadas, é necessário que o setor de manutenção esteja sempre organizado. E essa organização envolve, também, a programação dos serviços na agenda.

Se o setor não tem controle sobre as ordens de serviço (os), nem sabe quantas horas estão pendentes para realizar reparos e consertos, como vai programar a manutenção corretamente e assegurar que os equipamentos fiquem em dia?

O backlog é um indicador que mede a quantidade de horas de ordem de serviço, então é muito importante para identificar os períodos com mais ou menos demanda e ajudar a equipe a melhorar a organização de horários.

Além disso, o backlog também pode ser usado como fonte de informação para a empresa planejar as compras e se certificar de que o estoque terá todos os componentes necessários para a realização da manutenção.

Como calcular o Backlog

Calcular o backlog não é necessariamente difícil. Porém, como envolve a soma de todas as horas de serviços planejados, programados, executados e pendentes, requer atenção do profissional para não deixar faltar nenhum dado importante.

A fórmula para calcular o backlog é a seguinte:

Para entender como funciona o cálculo, veja o exemplo que preparamos:

Digamos que o somatório de horas de ordens de serviços da primeira semana da sua empresa seja 195 (70 horas de OS planejada + 50 horas de OS pendente + 35 horas de OS programada + 40 horas de OS executada).

Para achar o backlog, será necessário descobrir a quantidade de homem-hora disponível para realizar esses serviços. E, para isso, devemos aplicar a seguinte fórmula:

HH Disponível = HH Total x Fator de produtividade (%)

Vamos supor, então, que o total de homem-hora é 150, e que o fator de produtividade é 25%, valor considerado normal para os parâmetros brasileiros. Nesse caso, se inserirmos essas informações à fórmula, o HH Disponível será de:

HH Disponível = 150 x 25%
HH Disponível = 37,5

Agora que já descobrimos a quantidade de homem-hora disponível, vamos pegar esse valor e o total de ordens de serviços, e aplicar as informações na fórmula para achar o backlog:

Backlog = Total das ordens de serviço planejadas, pendentes, programadas e executadas / HH Disponível
Backlog = 195 / 37,5
Backlog = 5,2

Entendendo o resultado

Ao olhar para o resultado da fórmula, as pessoas podem pensar que o setor de manutenção está indo muito bem na realização das suas atividades. Afinal, o indicador ficou acima de 5 e isso representa algo positivo, certo?

No entanto, a interpretação do resultado do backlog é um pouco diferente:

• Um indicador acima de 1 e que apresenta um gráfico crescente, por exemplo, mostra que a equipe de manutenção não está conseguindo cumprir com todas as tarefas, porque existe mais serviço que mão de obra;
• Já um backlog abaixo de 1, e que possui um gráfico decrescente, representa que há excesso de mão de obra na empresa para pouco serviço.

Nesse caso, o ideal mesmo é que o backlog de manutenção seja igual a 1 e que o indicador se mantenha estável na segunda e próximas semanas. Isso porque mostra que a mão de obra é suficiente para atender as demandas, e que os profissionais do setor estão conseguindo desempenhar todas as atividades.

Benefícios de usar o backlog

O grande benefício de usar o backlog na manutenção é que o indicador mostra como está a capacidade do time. Porém, o número também pode ajudar o setor a identificar prioridades, melhorar o agendamento dos serviços e até apontar melhorias para otimizar as tarefas.

Ao fazer isso, a empresa consegue assegurar que todas as manutenções estão sendo realizadas corretamente, e que as máquinas e os equipamentos estarão disponíveis para desempenhar suas funções.

Ou seja, além de ajudar a manter a organização dentro do setor de manutenção, o backlog é uma ferramenta que pode ajudar na disponibilidade do parque fabril, cumprimento dos prazos e, claro, satisfação dos clientes.

Até há pouco tempo, calcular o backlog só podia ser feito à mão porque não existiam ferramentas para ajudar. Contudo, o avanço da tecnologia permitiu que soluções como o Keepfy fossem desenvolvidas para auxiliar o setor de manutenção e simplificar o cálculo do backlog.

Teste o Keepfy na prática e veja como calcular o indicador de tempo backlog pode ser simples!