Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos

O fluxo de serviços de manutenção é uma ferramenta fundamental para o sucesso das atividades no setor de manutenção. Defini-lo e implementá-lo, é um desafio da equipe de manutenção.

Para ajudá-los nesse desafio, nós criamos o guia “Como criar um fluxo de serviços de manutenção”. Para baixá-lo, basta clicar no link em azul abaixo, ou se preferir, pode realizar a leitura na íntegra nesta página.

Neste guia, você aprenderá:

• A importância do fluxo de serviços de manutenção
• Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos
• Como um sistema de manutenção pode ajudar neste processo

É fato, o setor de manutenção não pode parar. Para sustentar a eficiência do campo fabril durante o processo produtivo, equipamentos e máquinas precisam
estar o máximo de tempo possível em perfeito estado de funcionamento.

E para isso, os profissionais de manutenção precisam identificar a carga de trabalho, distribuir os serviços de acordo com a disponibilidade da equipe, e
ainda, fazer isso no menor tempo possível e com o menor custo.

Um desafio árduo, mas valioso, na transformação do setor de manutenção em uma área definitivamente estratégica no apoio ao ciclo produtivo e na obtenção de resultados positivos, seja para o setor de manutenção como para a empresa.

A importância do fluxo de serviços de manutenção

Para resolver este problema, os gestores contam com um fluxo de serviços de manutenção, ou seja, o mapeamento da necessidade de manutenção desde a sua
geração até a finalização do atendimento da equipe.

Este processo é fundamental para garantir a atuação rápida, eficiente e eficaz da equipe de manutenção, preservando a integridade do ativo, a segurança dos colaboradores, e claro, a produtividade do campo fabril.

Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos

Pensando nisso, nós selecionamos 7 passos para criar um fluxo de serviços de manutenção ideal, que contempla a necessidade de manutenção de ponta a ponta, da identificação da irregularidade ao nível de satisfação dos colaboradores.

#1 Crie um processo com solicitações e ordens de serviço

A identificação de uma irregularidade em um equipamento no campo fabril pode estar atrelada à necessidade de manutenção imediata, a ser planejada, ou a uma
solução que não necessite de uma ordem de serviço.

Para isso, existe a solicitação de serviço. A partir de uma SS, como é chamada, a equipe de operação solicita o apoio da equipe de manutenção e a avaliação de uma irregularidade ocorrida em um determinado equipamento.

O planejador de manutenção recebe as solicitações, distribui para a equipe, que atuará na identificação do problema. Caso a solução seja rápida, durante a
avaliação, a mesma é finalizada. Se não, é aberta uma ordem de serviço.

Este processo permite o ganho de tempo da equipe de manutenção, já que a avaliação normalmente é rápida, e caso haja a necessidade de abertura de uma ordem de serviço, todas as informações necessárias já foram colhidas.

#2 Defina quem é planejador, executor e solicitante

Os papéis no setor de manutenção são fundamentais para que o fluxo de serviços de manutenção funcione perfeitamente, principalmente, quando há a implementação do fluxo com a utilização de solicitações e ordens de serviço.

Os planejadores são responsáveis por receber a demanda de manutenção e distribuir para as equipes, assim como gerenciá-las. Os executores, como o próprio nome
diz, são aqueles que executam as manutenções.

Já os solicitantes são profissionais, normalmente líderes de área, que tem como responsabilidade a controle interno do setor e a abertura de novas solicitações de serviço, em caso de irregularidades.

#3 Forneça um método fácil para abertura de solicitações de serviço

A comunicação entre a área e a equipe de manutenção deve ser eficiente. Por isso, é muito importante que as solicitações de serviço cheguem ao planejador em
tempo hábil de serem planejadas e com as informações necessárias para avaliação.

O e-mail pode ser uma ferramenta de abertura, mas ao longo do tempo, pode apresentar dificuldades no controle. O ideal é a escolha de um sistema de manutenção que ofereça o recurso como funcionalidade.

#4 Estabeleça uma comunicação entre solicitantes, planejadores e executores

Muitas informações são extremamente importantes e podem auxiliar os gestores e executores durante a resolução das manutenções. São dados específicos sobre o
problema ou características do equipamento.

Uma cultura de feedback é fundamental, nestes casos, para gerar uma comunicação eficiente e eficaz, conduzindo estas informações pelos processos de manutenção tornando-o mais simples, ágil e sua solução mais sólida.

#5 Prepare o calendário de manutenção para receber processos corretivos

O calendário de manutenção contém em sua estrutura manutenções preventivas condicionais e sistemáticas, ou seja, as recorrências planejadas previamente,
mas também as manutenções corretivas, geradas de acordo com a demanda.

Preparar o calendário para receber esta demanda pós-quebra sem impactar o plano de manutenção preventivo é fundamental para manter o foco na conquista de resultados positivos para o setor de manutenção.

#6 Estruture a gestão de insumos

Um dos principais fatores na construção de um fluxo de serviços de manutenção eficiente é o controle dos insumos, ou seja, os recursos necessários para a
realização das manutenções.

Um grande exemplo é a própria gestão da mão de obra, na alocação dos profissionais baseada na necessidade de manutenção e a especialidade de cada colaborador da equipe.

Outro exemplo são os produtos e ferramentas utilizadas nas manutenções, que devem estar alinhados com a gestão de estoque para que possam suprir ao setor de forma eficiente.

#7 Tenha uma processo de controle de nível de satisfação

Contar com um processo de pesquisa de satisfação alinhado a todos os solicitantes – aqueles que solicitaram o apoio da equipe de manutenção – é essencial para
garantir a qualidade nos serviços e a produtividade da equipe de manutenção.

Seja através de uma cultura de feedback, de colaborador para colaborador, por meio de questionário interno ou qualquer outro recurso tecnológico, é fundamental avaliar como o serviço foi realizado e em quanto tempo, por exemplo.

Como um sistema de manutenção pode ajudar neste processo

Quando o controle de manutenção ainda é realizado de forma manual, são necessárias inúmeras iniciativas para controlar os sete passos que vimos acima, entre
planilhas, processos via e-mail, no papel, entre outros.

Com um sistema de manutenção no controle de todo o fluxo de serviços, é possível informatizar praticamente todas as tarefas, e com o auxílio de recursos tecnológicos, torná-las mais simples, fáceis e eficientes.

No Keepfy, por exemplo, o solicitante pode abrir uma nova solicitação de serviço via smartphone, facilitando o trabalho em campo. O planejador, por sua vez, poderá distribuir para a equipe de manutenção de imediato.

Além disso, é possível realizar a pesquisa de satisfação, também pelo smartphone, após a finalização da solicitação de serviço, garantindo a qualidade dos serviços e a produtividade do time de manutenção.

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