Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos

O fluxo de serviços de manutenção é uma ferramenta fundamental para o sucesso das atividades no setor de manutenção. Defini-lo e implementá-lo é um desafio para a equipe de manutenção.

Para ajudá-los nesse desafio, nós preparamos o guia “Como criar um fluxo de serviços de manutenção”. Para baixá-lo, basta clicar no link abaixo, ou acessar a leitura na íntegra nesta página.

Neste guia, você aprenderá:

• A importância do fluxo de serviços de manutenção
• Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos
• Como um sistema de manutenção pode ajudar neste processo

O setor de manutenção não pode parar. Para sustentar a eficiência do campo fabril durante o processo produtivo, equipamentos e máquinas precisam estar operando pelo maior tempo possível em perfeito estado de funcionamento.

E para isso, os profissionais de manutenção precisam identificar a carga de trabalho, distribuir os serviços de acordo com a disponibilidade da equipe e executar tudo no menor tempo possível e com o menor custo.

Um desafio árduo, mas valioso, que contribui para a transformação do setor de manutenção em uma área estratégica capaz de apoiar o ciclo produtivo e gerar resultados positivos para toda a empresa.

A importância do fluxo de serviços de manutenção

Para resolver este problema, os gestores contam com um fluxo de serviços de manutenção, ou seja, o mapeamento da necessidade de manutenção desde a sua geração até a finalização do atendimento pela equipe

Este processo é fundamental para garantir uma resposta rápida, eficiente e eficaz, preservando a integridade dos ativos, a segurança dos colaboradores e também a produtividade do campo fabril.

Como criar um fluxo de serviços de manutenção ideal em 7 passos

Pensando nisso, listamos 7 passos para criar um fluxo de serviços de manutenção ideal, que contempla a necessidade de manutenção de ponta a ponta, da identificação da irregularidade até a medição do nível de satisfação dos solicitantes.

#1 Crie um processo com solicitações e ordens de serviço

A identificação de uma irregularidade em um equipamento no campo fabril pode estar atrelada à necessidade de manutenção imediata, ser planejada, ou ainda uma solução que não necessite da ordem de serviço.

Para isso, existe a solicitação de serviço (SS).  A partir de uma SS, a equipe de operação solicita o apoio da equipe de manutenção e a avaliação de uma irregularidade identificada em um determinado equipamento.

O planejador de manutenção recebe as solicitações e distribui para a equipe, que atuará na identificação do problema. Caso a solução seja rápida e possa ser executada durante a avaliação, ela é concluída de imediato. Se não, é aberta uma ordem de serviço.

Este processo permite economia de tempo para a equipe de manutenção, já que a avaliação normalmente é rápida e, caso haja a necessidade de abertura de uma ordem de serviço, todas as informações necessárias já estarão colhidas.

#2 Defina quem é planejador, executor e solicitante

Os papéis no setor de manutenção são fundamentais para que o fluxo de serviços de manutenção funcione perfeitamente, principalmente quando ele é implementado com solicitações e ordens de serviço

Os planejadores são responsáveis por receber a demanda de manutenção e distribuir para as equipes, assim como gerenciá-las. Os executores, como o próprio nome
diz, são aqueles que executam as manutenções.

Já os solicitantes são profissionais, normalmente líderes de área, responsáveis pelo controle interno do setor e pela abertura de novas solicitações de serviço em caso de irregularidades

#3 Forneça um método fácil para abertura de solicitações de serviço

A comunicação entre a área e a equipe de manutenção deve ser eficiente. Por isso, é muito importante que as solicitações de serviço cheguem ao planejador em tempo hábil para planejamento e com as informações necessárias para avaliação.

O e-mail pode ser uma ferramenta para abertura, mas ao longo do tempo pode apresentar dificuldades no controle. O ideal é utilizar um sistema de manutenção que ofereça essa funcionalidade.

#4 Estabeleça uma comunicação entre solicitantes, planejadores e executores

Muitas informações são extremamente importantes e podem auxiliar os gestores e executores durante a resolução das ordens de manutenções. São dados específicos sobre problemas e características dos equipamentos.

Uma cultura de feedback é fundamental nestes casos, para gerar uma comunicação eficiente que conduza informações relevantes pelos processos de manutenção, tornando-os mais simples, ágil e com soluções mais consistentes.

#5 Prepare o calendário de manutenção para receber processos corretivos

O calendário de manutenção contém  manutenções preventivas condicionais e sistemáticas, ou seja, recorrências planejadas previamente, além das manutenções corretivas, geradas de acordo com a demanda.

Preparar o calendário para receber essa demanda pós-quebra sem impactar as preventivas já programadas é fundamental para manter o foco na obtenção de resultados positivos para o setor de manutenção.

#6 Estruture a gestão de insumos

Um dos principais fatores para a construção de um fluxo de serviços de manutenção eficiente é o controle dos insumos, ou seja, os recursos necessários para a realização das ordens de manutenções.

Um exemplo é a própria gestão de mão de obra:  alocar os profissionais de acordo com a necessidade de manutenção e a especialidade de cada colaborador da equipe.

Outro exemplo são os produtos e ferramentas que devem estar alinhados ao controle de estoque, garantindo suprimento ágil e eficiente ao setor.

#7 Tenha um processo de controle de nível de satisfação

Contar com pesquisas de satisfação voltadas a todos os solicitantes é essencial para garantir a qualidade dos serviços e a produtividade.

Seja através de cultura de feedback, entre colaboradores, por meio de questionário interno ou qualquer outro recurso tecnológico, é fundamental avaliar a qualidade do serviço, o tempo de execução e a eficácia da solução.

Como um sistema de manutenção pode ajudar neste processo

Quando o controle de manutenção ainda é realizado manualmente, são necessárias inúmeras iniciativas para controlar os sete passos como planilhas, processos via e-mail ou até registros em papel.

Com um sistema de manutenção para gerenciar todo o fluxo de serviços, é possível informatizar praticamente todas as tarefas, e com o auxílio de recursos tecnológicos, torná-las mais simples, fáceis e eficientes.

No Keepfy, por exemplo, o solicitante pode abrir uma solicitação de serviço via smartphone, facilitando o trabalho em campo. O planejador, por sua vez, consegue distribuir para a equipe de manutenção instantaneamente.

Além disso, é possível realizar a pesquisa de satisfação, também pelo smartphone, após a finalização da solicitação de serviço, garantindo a qualidade e a produtividade do time de manutenção.

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