Adeus, planilhas. Olá, inovação!

Qualquer pessoa com acesso a um computador já deve ter ouvido falar das planilhas. Por meio dessa ferramenta é possível construir tabelas, realizar cálculos ou até mesmo elaborar um controle financeiro sem muita dificuldade. Porém, será que as funcionalidades das planilhas são o suficientes para a gestão da manutenção?

Entenda, neste post, por que uma planilha não é mais a opção certa para o controle de ativos. E, também, quais são as desvantagens em optar pela ferramenta e de que forma as tecnologias mais inovadoras estão contribuindo com os gestores para melhorar a gestão da manutenção. Confira!

Por que as empresas ainda utilizam planilhas?

Quem nunca utilizou uma planilha antes, que atire a primeira pedra. Todas as pessoas que conhecem o sistema já usaram ou aplicaram a ferramenta para manter registros das informações. Sabem que, por meio do programa, é possível relacionar preços, realizar cálculos ou até mesmo salvar e melhorar o controle de uma empresa.

Por se tratar de um software tradicional, as planilhas possuem um baixo custo de aquisição e manutenção. É um fator que tem contribuído para que os usuários se sintam confortáveis em utilizar a ferramenta.

A ferramenta é reconhecida no mundo todo, possui uma linguagem familiar e se tornou uma alternativa prática para a execução de orçamentos, planilhas de custos, cotações, entre outras finalidades. Pode ser manipulada por usuários leigos como por profissionais com conhecimentos avançados em outros programas.

No entanto, mesmo oferecendo vantagens como o baixo custo e a praticidade, as planilhas estão longe de ser a ferramenta mais indicada para a gestão da manutenção. Isso porque suas funcionalidades são limitadas, oferecem pouca confiança dos dados e não contribuem em nada para a segurança das informações.

Planilhas: vantagem ou desvantagem?

Se tivéssemos de definir as planilhas em apenas uma palavra, essa seria complexidade. Algumas funções simples como especificar a origem e o destino dos custos, por exemplo, pode se tornar uma ação extremamente complicada se não existir controle ou conhecimento sobre a ferramenta.

Dependendo da frequência com que os dados são lançados no programa, manter uma planilha organizada também pode se tornar um desafio. O sistema não vem pré-configurado para a inclusão de informações. Logo, inserir os itens um por um é uma tarefa que acaba tomando muito tempo e dedicação do funcionário.

Essa demora para manter todas as informações atualizadas é o que têm impedido as empresas de se destacar no mercado. Isso porque, além de comprometer a qualidade dos relatórios, as planilhas acabam atrasando o gerenciamento ou até mesmo impedindo a formulação de estratégias.

E se um responsável já é capaz de se perder no meio de tantos números, imagine o que acontece quando essas planilhas são compartilhadas com os demais setores de uma indústria. Outros usuários passam a ter acesso aos documentos. O que, consequentemente, acaba elevando as chances de ocorrerem erros e falhas.

Ou seja, uma planilha pode se tornar um verdadeiro pesadelo para os gestores. Pode fazer com que uma empresa fique perdida no meio de tantas informações. Também pode colocar em risco a tomada de decisão e com isso prejudicar a manutenção dos ativos e o crescimento dos negócios.

Gestão da manutenção, sem complicação

A confiabilidade das informações é que vai ajudar os gestores na formulação das estratégias. Sabemos que, sem o suporte adequado dos dados, esses profissionais não são capazes de controlar os ativos corretamente e nem de elaborar planos preventivos de manutenção para manter os seus equipamentos em dia.

Sem um planejamento eficiente não há como garantir a funcionalidade das máquinas. A indústria pode acabar tendo de sofrer paralisações e essas interrupções inesperadas podem vir a prejudicar o desempenho dos funcionários. Também, afetar a qualidade dos produtos e acarretar em prejuízos que poderiam ser impedidos.

Por sorte, hoje já existem soluções capazes de tornar esse controle de ativos um procedimento mais simples e descomplicado. A opção em utilizar um software de gestão da manutenção, por exemplo, já se tornou a alternativa mais inteligente para os profissionais que buscam se destacar no setor.

Por meio dessa tecnologia inovadora é possível analisar indicadores com mais precisão, planejar a manutenção das máquinas com antecedência, gerenciar melhor os custos e as ordens de serviço, entre outros.

Consegue proporcionar mais agilidade dentro do campo fabril, garantir mais segurança para os funcionários e as máquinas, e ajuda para o desenvolvimento da produção. Ou seja, é capaz de oferecer ao gestor  tudo o que é necessário para transformar a empresa em uma verdadeira potência!