Papel não escala. Quando a Internav tinha 14 embarcações operando ao longo do litoral brasileiro e rotinas de manutenção sendo registradas à mão, ficou claro que o modelo havia chegado ao limite.
De modo geral, a questão não era se a empresa precisava mudar, mas qual sistema caberia no OPEX das embarcações sem abrir mão do controle.
Neste cenário, Ricardo Coriolano, Gerente de Manutenção da Internav, conta como essa decisão foi tomada e o que mudou desde então.
Quem é a Internav
A INTERNAV Navegação Ltda. atua no segmento de apoio marítimo desde 2007, prestando serviços logísticos a embarcações e instalações em águas territoriais brasileiras.
Com uma frota de 14 embarcações e um quadro de 51 a 200 colaboradores, a empresa opera em um ambiente de alta exigência: clientes do porte da Petrobras, auditorias regulares e operações que não param.
Nesse contexto, a manutenção não é uma rotina administrativa qualquer. Uma falha em alto mar tem consequências operacionais, financeiras e de segurança muito mais graves do que em ambiente industrial convencional.
É por isso que manter o controle sobre o que foi feito, o que está previsto e o que precisa de atenção em cada embarcação é, na prática, uma condição de funcionamento do negócio.
Quando o modelo de gestão não acompanha o tamanho da operação
Por muito tempo, todo o controle da empresa foi feito em papel. As ordens de manutenção, os registros de intervenção, os históricos de equipamentos – tudo manuscrito, disperso entre embarcações que operam em pontos diferentes do litoral. À medida que a frota cresceu e as exigências dos contratos aumentaram, o modelo foi perdendo sustentação.
A Internav sabia que precisava de um sistema informatizado. A dificuldade estava em encontrar uma solução que atendesse às necessidades técnicas da operação sem comprometer o orçamento das embarcações. Nas palavras de Ricardo Coriolano:
“Precisávamos atualizar o gerenciamento da nossa manutenção, daí a nossa busca por um software que nos possibilitasse isto e, também, que coubesse na OPEX das embarcações.”
Não era uma restrição menor. O OPEX de uma embarcação de apoio marítimo é dimensionado com precisão, e qualquer custo adicional precisa se justificar com resultado concreto.
Da avaliação ao teste: como o Keepfy entrou na operação da Internav
A equipe de manutenção da Internav não chegou ao Keepfy sem antes avaliar outras opções. Outros sistemas de gestão de manutenção já eram conhecidos pela empresa. O problema era o preço.
“Já conhecíamos outros softwares de manutenção, mas eram caros e nós tínhamos o compromisso de respeitar os limites financeiros da empresa.”
O Keepfy entrou no radar como alternativa de melhor custo-benefício. Antes de qualquer decisão, a equipe passou por um processo de avaliação que incluiu reuniões com o time de suporte técnico da plataforma.
“Tomamos conhecimento do Keepfy e, após uma série de reuniões com o pessoal do suporte técnico, decidimos testar a ferramenta.”
Esse processo revelou algo que foi além da funcionalidade do sistema. O acompanhamento oferecido durante a implantação pesou tanto quanto o produto em si na decisão final.
“Ter o acompanhamento da equipe de suporte fez toda a diferença.”
Em operações com o perfil da Internav, onde a equipe de manutenção precisa adaptar novos processos a um ambiente que não para, esse tipo de suporte é justamente a parte da viabilidade da mudança.
Os primeiros resultados
O impacto do Keepfy não demorou para aparecer. Com pouco tempo de uso, três frentes já mostravam resultado:
- Auditoria da Petrobras: a Internav enfrentou uma inspeção do PEOTRAM, programa de avaliação de fornecedores da Petrobras, e chegou com o histórico completo e organizado de toda a manutenção realizada na frota.
“Recentemente tivemos a inspeção do PEOTRAM, da Petrobras, apresentamos o sistema, mostrando que passamos a cumprir a nossa manutenção pelo Keepfy, e isso foi bem visto pelos auditores.”
- Treinamento das tripulações: implementar um novo sistema em embarcações que operam em regime de bordo exige paciência e suporte contínuo. O time do Keepfy manteve o mesmo nível de atenção que havia marcado o processo de implantação.
“Ainda estamos treinando as tripulações, mas sempre que surgem dúvidas o pessoal do suporte nos atende com muita cordialidade.”
- QR Codes nos equipamentos: a produção de plaquetas com QR Codes para identificação dos ativos a bordo estava em andamento, com reflexo direto na agilidade do trabalho em campo.
“Também já estamos produzindo as plaquetas com os QR Codes de cada um dos equipamentos que cadastramos e, assim, vamos facilitar o serviço do executor pelo celular, com a funcionalidade de identificação de equipamentos.”
Acesso imediato, documentação completa e menos dependência do presencial
A transformação mais concreta foi simples de enunciar e difícil de alcançar com papel: tudo no mesmo lugar, acessível a qualquer hora, por qualquer pessoa autorizada.
Antes do Keepfy, recuperar o histórico de manutenção de um equipamento dependia de localizar o registro físico correto, na embarcação certa, no momento em que isso era necessário.
Com o sistema, esse acesso passou a ser imediato. A documentação centralizada passou a incluir:
- Orçamentos de serviços contratados
- Relatórios de execução das intervenções
- Notas fiscais vinculadas a cada ordem de serviço
- Registros de prestadores de serviço externos
- Histórico de rotinas realizadas pela própria tripulação
“A facilidade de ter acesso rápido a todas as ações já executadas e daquelas previstas foi uma das coisas que mais facilitaram o nosso dia a dia, pois tanto as rotinas realizadas por nossas tripulações, quanto aquelas que necessitam do apoio de prestadores de serviços podem ser lançadas no sistema, com toda a documentação (orçamentos, relatórios de execução, notas fiscais…), ajudando a fazer eventuais correções, planejar ações futuras e servindo também para evidenciar o bom estado de conservação de nossas embarcações.”
O ritmo da gestão também mudou. Acompanhar o andamento das manutenções deixou de exigir ligações, papéis ou deslocamento até a embarcação.
“O uso do sistema tornou o acompanhamento da manutenção mais ágil.”
Esse ganho teve reflexo direto na relação com os clientes. Em um setor onde auditorias são parte da rotina e a rastreabilidade das intervenções é exigida em contrato, apresentar o histórico completo em tempo real passou a ser um diferencial que a Internav não tinha antes.
“Quando um cliente nosso deseja fazer uma auditoria, podemos, a qualquer momento, seja a bordo ou no escritório, apresentar o status da nossa manutenção. Esse é um ponto bastante positivo.”
Monitoramento remoto como condição de segurança
Em operações marítimas, o monitoramento à distância urge como uma necessidade estrutural. Embarcações em operação ao longo do litoral não podem depender de presença física para que a manutenção seja acompanhada. O gestor precisa saber, de terra, se as rotinas estão sendo cumpridas a bordo.
O Keepfy resolveu esse problema de forma direta. Com acesso remoto ao sistema, a equipe de manutenção da Internav passou a acompanhar o cumprimento das rotinas em cada embarcação sem precisar estar a bordo.
“A possibilidade de acompanhar, remotamente, o correto cumprimento das rotinas de manutenção dos equipamentos de nossas embarcações, nos dá a confiança de operações seguras.”
Em alto mar, confiança não é percepção subjetiva. É o resultado de processos que funcionam e de informação disponível no momento em que ela é necessária.
“Estamos bastante satisfeitos com os resultados obtidos.”
O próximo case de sucesso pode ser o seu
Toda operação tem um momento em que o papel para de dar conta. Na Internav, esse momento chegou quando a frota cresceu e as exigências dos contratos aumentaram.
Na sua, pode ser a próxima auditoria, a próxima rotina que ficou sem registro ou o próximo histórico que ninguém consegue localizar.
Com o Keepfy, sua equipe passa a:
- Registrar e acompanhar ordens de serviço em tempo real, de qualquer lugar
- Centralizar toda a documentação da manutenção – orçamentos, relatórios, notas fiscais – vinculada a cada ativo
- Monitorar remotamente o cumprimento das rotinas, sem depender de presença física
- Apresentar o histórico completo da operação em qualquer auditoria, a qualquer momento
- Treinar a equipe com suporte próximo durante toda a implantação
Tudo isso sem exigir orçamento de grande empresa nem uma virada de chave traumática nos processos existentes. O Keepfy foi construído para operações que precisam de controle real, com o custo que cabe na realidade do negócio.
