Veja como simplificar a gestão de ordens de serviço com o Keepfy

A ordem de serviço é uma ferramenta poderosa para a gestão da manutenção. Isso porque, por meio desse documento, a empresa consegue programar todos os consertos e reparos e garantir o bom funcionamento dos ativos.

Sua empresa ainda sofre com a inconsistência das informações? Suas máquinas e equipamentos estão perdendo vida útil? Os custos de manutenção estão altos porque não existe gestão de ordens de serviços?

Se você respondeu “sim” para uma dessas perguntas é porque já está na hora de recorrer a um software para ajudar.

Veja, neste post, qual a importância da organização na programação de ordens de serviços e quais são as vantagens de substituir as planilhas de excel por ferramentas mais modernas. Também, por que o Keepfy é escolha certa quando o assunto é gestão da manutenção e ordens de serviço.

Importância da organização na programação de ordens de serviço

A ordem de serviço é um documento onde constam os trabalhos aprovados para a sua execução. Pode ser utilizado como ferramenta de controle para a realização das atividades, seja no ambiente interno da empresa, pelos próprios funcionários, ou no trabalho direto com os clientes.

Como ajuda para que as tarefas sejam realizadas corretamente e no tempo previsto, manter a organização na programação de ordens de serviço é extremamente importante, mesmo em uma pequena empresa. Afinal, é a organização dos documentos que vai assegurar uma comunicação assertiva entre os profissionais responsáveis pela manutenção.

Quando a empresa não programa as ordens de serviço nem mantém controle sobre as informações, o chão de fábrica corre o risco de perder desempenho e ver o andamento das atividades ser prejudicado.

Você quer correr esse risco? Provavelmente não! Por isso precisa recorrer a uma ferramenta capaz de simplificar a programação, o arquivo e o monitoramento desses documentos.

Vantagens de um software na programação de ordens de serviço

Até pouco tempo atrás as ordens de serviço eram realizadas em planilhas de excel. Dentro desse programa, o funcionário ou empregador fazia o registro das ordens de serviço, cadastro de clientes e funções. Também registrava os profissionais responsáveis pelas tarefas.

Essas informações eram separadas em tabelas, assim como a situação atual das atividades (nesse caso cancelado, pendente ou resolvido).

Por não existir uma solução mais acessível e moderna, as empresas faziam apenas o uso das planilhas de excel. Contudo, desde que a tecnologia surgiu e ganhou mais espaço dentro das organizações, hoje já é possível recorrer a software para fazer a gestão de ordens de serviço.

Abaixo, veja 6 vantagens de um software na programação de ordens de serviço:

#1. Segurança das informações

Enquanto as planilhas oferecem pouca ou quase nenhuma proteção, um software é capaz de reforçar a segurança de dados e documentos. Isso porque todas as informações ficam restritas ao sistema, e somente as pessoas autorizadas podem acessar.

#2. Agilidade na emissão dos documentos

Se antes o funcionário precisava ficar horas anexando informações nas planilhas, agora ele pode usar o sistema para emitir os documentos mais rápido. Isso é possível porque, no software, já existem modelos de ordens de serviço prontos e de fácil preenchimento.

#3. Comunicação fluida entre os setores

Como o sistema permite a integração de vários departamentos, o profissional responsável pela manutenção pode emitir, arquivar e transmitir as ordens de serviço em poucos cliques. Assim, garante uma comunicação mais fluida entre os setores e colegas.

#4. Maior controle na gestão da manutenção

A gestão da manutenção é responsável por garantir o desempenho das máquinas e equipamentos. Uma vez que as ordens de serviço podem ser emitidas e arquivadas dentro do software, o gestor pode acessar esses documentos sempre que necessário para verificar se as manutenções estão realmente em dia.

#5. Mobilidade para o desempenho das funções

Já pensou em ter mobilidade para emitir ordens de serviço de qualquer lugar, em poucos cliques? Pois bem, agora isso é possível com um software. Basta ter um smartphone ou outro dispositivo móvel para desempenhar as funções sem necessariamente estar dentro da empresa ou em frente a um computador.

#6. Maior capacidade de organização

Como em um software é possível integrar vários setores, as ordens de serviço podem ser emitidas e ficar salvas em um só lugar. Ou seja, dentro do sistema. Isso quer dizer que a empresa consegue manter todas as informações atualizadas e os documentos organizados.

Keepfy: programação de ordens de serviço simples e ao seu alcance

A esta altura, você deve estar pensando que as planilhas de excel são a opção mais acessível para a sua empresa. Afinal, possuem um custo menor e sua equipe já está acostumada com a simplicidade da ferramenta.

Mas, será que as tecnologias modernas são realmente complicadas e custosas a ponto de você abrir mão de investir nelas? Não necessariamente…

Um software como o Keepfy, por exemplo, desenvolvido para simplificar a gestão da manutenção, veio para mostrar que a programação de ordens de serviço para pequenas empresas pode ser simples e prática. E que não é mais necessário desembolsar uma quantia grande de dinheiro para adquirir uma superferramenta.

Como o Keepfy é um software via web, que permite o acesso por meio de um login e senha, a sua empresa pode garantir funcionalidades incríveis de qualquer dispositivo móvel, sem necessidade de instalação. Não só isso, economizar tempo e recursos, uma vez que funciona como um serviço de streaming tipo Netflix e Spotify. Ou seja, pagando uma mensalidade.

Viu só como fazer a gestão de ordens de serviço pode ser simples e gerar economia? Se você ficou curioso para saber mais sobre como o Keepfy pode ajudar a sua empresa, clique aqui e veja como a tecnologia funciona!